Rencana Awal LUSTRUM VII dan REUNI PIKA 2007

Kerangka Awal Diskusi Panel Lustrum VII dan Reuni PIKA
Semarang, 17 dan 18 Oktober 2007

Materi Diskusi adalah pengembangan divisi-divisi yang ada di PIKA supaya menjadi makin baik.

Divisi yang ada di PIKA saat ini adalah:
Divisi Pemasaran baik produk maupun jasa (pendidikan dan pelatihan baik informal maupun formal). Divisi ini dipimpin oleh Bp. Totok Susanto.
Divisi Operasi untuk produksi dipimpin oleh Bp. Yos Wiratno.
Divisi Pendidikan dan Pilatihan (Diklat) yang dipimpin oleh Bp. Among Subandi.
Divisi Umum yang meliputi SDM/Personalia, Pembelian, Keuangan dan Maintenance. Mungkin yang akan banyak dibahas adalah mengenai SDM. Divisi ini dipimpin oleh Fr. Willy.
Divisi Quality Assurance (QA) yang meliputi Kualitas Barang/Produk dan Kualitas Manajemen (WMM/Wakil Manajemen Mutu) yang terkait dengan ISO 9001 : 2000. Divisi ini dipimpin oleh Bp. Rushardiono.

Urutan Kerja:
Persiapan Bahan Presentasi oleh masing-masing Divisi. Masukan input bahan paling lambat 20 September 2007. Proses edit sampai dengan 30 September dan persiapan cetak materi paling lambat 6 Oktober 2007.
Distribusi Bahan presentasi akan dibagikan pada para alumnus yang hadir pada tgl 17 pagi di PIKA-BSB, Boja.
Waktu Presentasi adalah Rabu, 17 Oktober 2007 dan Kamis, 18 Oktober 2007.
i. Tgl. 17 Oktober 2007 (PIKA-BSB dan PIKA-Imam Bonjol)
08.00-09.00 registrasi peserta
09.00-10.00 pembukaan oleh Direktur PIKA – Rm. Riyo, SJ. Dengan penjabaran mengenai PIKA sekarang dan apa yang akan dilangsungkan dalam Reuni dalam 2 hari ini, serta sedikit banyak membahas materi diskusi hari kedua.
10.00-10.30 berkeliling melihat lebih dekat PIKA-BSB dan perkembangannya sampai saat ini
10.30-11.15 menuju PIKA-Imam Bonjol.
11.15-12.00 berkeliling melihat lebih dekat PIKA-Imam Bonjol dan perkembangannya sampai saat ini.
12.00-13.00 makan siang
ii. Tgl. 18 Oktober 2007 pagi (PIKA-Imam Bonjol)
08.00-08.30 regristrasi ulang peserta
08.30-09.00 pembukaan oleh Direktur Pika untuk penjabaran umum
09.00-09.30 forum Tanya jawab umum dan penjabaran aturan diskusi dan pembagian ruang oleh Bp. Rushardiono
09.30-10.00 pembagian snack, istirahat dan menuju ke pembagian ruang masing-masing materi diskusi.
10.00-11.30 diskusi sesuai materi masing-masing Divisi dan spesialisasi alumnus.
11.30-12.00 resume diskusi untuk memberikan rekomendasi, referensi atau saran pengembangan divisi tersebut. Pembentukan caretaker atau team sukses yang tetap saling terkait dan berhubungan untuk memantau jalannya rekomendasi yang diberikan. Keterkaitan tersebut dapat dibina melalui email, fax, telepon, sms ataupun saran komunikasi yang lain maupun melalui temu muka dalam bentuk rapat rutin atau rapat-rapat yang ditentukan.
12.00-13.00 Makan siang
13.00-14.00 Caretaker dan Panitia (pak Rushardiono dan Christian) akan membuat resume keseluruhan untuk dibagikan dan dibacakan pada acara malam ramah tamah di malam harinya.
iii. Tgl. 18 Oktober 2007 malam (Musium Ronggowarsito – Bundaran Kalibanteng)
a. 18.00-19.00 Pembacaan Pleno untuk resume diskusi yang terjadi di seluruh divisi agar alumni dapat mengetahui secara global apa yang terjadi di luar divisi yang diikutinya. Informasi mengenai caretaker dan nomer/alamat email yang dapat dihubungi untuk memberikan kepada alumni yang tidak dapat hadir pada pagi harinya untuk tetap dapat menyumbang saran atau bagi alumni yang mempunyai usulan lain bagi divisi yang tidak diikutinya pagi hari tadi.
Materi Diskusi: pada intinya akan dijabarkan kondisi PIKA saat ini dan tujuan ke depan untuk menjadi SBI (Sekolah Berstandar Internasional) misalnya mumpuni berbahasa Inggris dan bertehnologi up to date seperti melek internet. Akan diterangkan Strenght, Weakness, Opportunity dan Threat (SWOT) bagi divisi tersebut untuk diberikan rekomendasi aktual menuju pengembangan yang lebih baik. Khusus untuk divisi Pemasaran atau Operasi atau Diklat akan dikembangkan lebih lanjut mengenai kemungkinan simbiosis PIKA dengan pihak lain pada umumnya (institusi, yayasan atau perusahaan lain non PIKA) dan keluarga besar PIKA pada umumnya (alumni, mantan karyawan, mantan guru, pensiunan, guru, siswa, karyawan) sejauh mungkin untuk pendirian PT (perseroan terbatas) yang berbasis unit usaha (bukan hanya produksi mebel, tetapi bisa jadi pembuatan lem, importer asesories mebel, sentra design, paten design, sumber informasi alumni dll) , pembuatan Majalah Alumni (Media Kayu), pelatihan komersial untuk perusahaan–perusahaan kayu, maupun kemungkinan kerja sama dalam bentuk lain di luar sekedar urunan dalam bentuk uang atau sumbangan yang sesekali atau periodik.
Gambaran pelaksanaan
Pembicara diskusi adalah 5 kepala divisi yang ada di PIKA
Moderator adalah 5 alumnus PIKA yang dipilih benar-benar berpengalaman dan banyak berkecimpung dengan masing-masing divisi yang akan dimoderatori. Dengan tujuan menjembatani sudut pandang PIKA dan sudut pandang Alumni. Moderator ini harus sudah bertemu dengan kepala divisi yang bersangkutan untuk menguasai materi/bahan yang dibuat oleh divisi yang bersangkutan. Nama-nama alumnus yang memungkinkan menjadi moderator adalah: Bp. Calex, Bp. Agus Soenaryo, Bp. Gani Kristianto, Bp. JSA, Bp. Handi Setiawan, Bp. Driyo, Bp. Yulianto Dwi Laksono, Bp. Petrus Candra, Bp. Dwight, dll.
Notulis adalah 5 orang masing-masing divisi untuk membantu panitia umum dalam mempersiapkan tempat (ruangan, meja dan kursi), kelengkapan (LCD, notebook, photocopy materi, papan tulis, flap chart, dll).
Penerima tamu untuk registrasi adalah 4-6 orang mahasiswa
Peserta diskusi: guru yang terkait, karyawan yang terkait, mahasiswa atau siswa yang berminat dan alumni yang berkompeten dengan divisi tersebut.
Masukan lain-lain
Sesegera mungkin menginformasikan kepada alumni mengenai akan adanya Lustrum VII dan Reuni PIKA tgl 17-18 Oktober 2007 karena acara diadakan di pagi hari juga, sehingga alumni dapat mengatur jadwal ataupun pengajuan cuti
Pada acara ramah tamah ditekankan kebersamaan para alumni dengan mengisi acara sesuai IKAPIKA Jateng, Jabar maupun Intim.
Ada panitia yang mengupdate data alamat alumni sejak sekarang
Agar pertemuan ini dapat dimanfaatkan (bukan sebagai klimaks dan berhenti) untuk menjaga persatuan dan kesatuan alumni dengan PIKA secara terus menerus tidak hanya pada acara tertentu saja.

Semarang, 28 Agustus 2007
Rushardiono dan Christian